個人情報の具体的な取扱、流れについて

こちらでは、当社内での個人情報の取扱についてお話させて頂きます。
インターネットでのお買い物では、必ず個人情報を明記する必要がござい
ます。当社を含め、通販業務を行っている企業は、法律に従って業務運営
を行っていますが、ご注文されるお客様においても、十分な知識と意識が
求められる状況となっております。当社の事を良く知って頂いた上で、ご注
文頂けるようにこのコーナーを設置致しました。

1.　受注について
インターネット上のオーダーフォームから、ご注文を頂きます。こちらには、
お名前、住所、電話番号、メールアドレス等の個人情報を入力頂きます。

入力頂いたメールアドレスに、サーバから自動返信メールがお客様に送
　　　信されます。また、同内容のメールが当店にも送信されます。
万が一、メールアドレスに誤りがあった場合、自動返信メールは届きません。
また、誤って入力されたメールアドレスが万が一存在する場合、そのアドレ
スに自動返信メールが届いてしまいます。勿論、そのメールにはオーダー時
の個人情報が含まれますので、くれぐれもメールアドレスは正確に入力して
下さい。

このメールは、当店サーバ内に一定期間保存されます。
これは継続的なサービスを提供する為、またはお客様との重要なやり取りの
過去閲覧が業務上必要になる為です。一定期間を経過してから、一括削除
しております。
お客様からの削除要請を個別に受けた場合でも、当店が保存必要と判断し
た場合、保存の継続をさせて頂く場合があります。また、お客様のご要望で
個別削除した場合、それによって失われる利便性等につきましてはご了解
を頂きます。
メールの保存につきましては、当店からの返信メールについても同様です。
当店では勿論、ウィルス、スパイウェア等の対策を完全に行っております。


2.　オーダーシートについて
お客さまから届いたオーダーの内容を、プリントアウト致します。このオーダー
シートに従い、商品のピッキング、検品を行います。
梱包まで終了した時点で、このオーダーシートはシュレッダーにかけます。
つまり、出荷を完了した時点で、控え等が当店に残る事はありません。

オーダーシートにつきましては、当社スタッフが取り扱います。個人情報の
保護につきましては十分に社内教育を行っております。オーダーシートは
社内のみでの取扱となりますので、社外第三者の目に触れる事はありま
せん。


3.　納品明細書について
当店では、商品に納品明細書を添えての発送を行っております。
納品明細書には、お名前、住所、注文内容(金額等)が明記されています。
(2006.11.27出荷分より、電話番号は明記されないようになりました)
こちらはオーダーシートとの照らし合わせに不可欠なものですので、お客様
のご希望で「住所を明記しないよう」等のご要望にはお応え出来ません。
納品明細書は印刷されて同梱されますが、お客様のみにお渡しするもので
すので、1枚のみ印刷され、当社に控え等は残りません。

但し、入力内容は履歴として当社サーバに保管されます。詳しくは、下記
「顧客管理システムについて」をご参照願います。

また、ご注文者様とお届け先が異なる場合、基本的には単価・金額等が明
記されていない納品明細書を同梱させて頂いております。
(但し、お客様がご希望される場合、また届け先は異なっても受取人様が注
文者様と同名の場合、金額の明記された納品書を同梱させて頂きます)


4.　顧客管理システムについて
当社の顧客管理システムにつきましては、主に2つのデータが管理されます。
・顧客データ
・注文データ

顧客データは、お客様ID、氏名、住所、電話番号(FAX番号)、等です。
このデータはお客様へのご連絡等、継続的なサービスを提供する為に、基
本的には継続保存致します。お客様が個別に削除をご希望の場合は、特に
問題の無い場合は削除致します。但し、削除による不都合が発生すると判
断される場合、問題が解決されるまでは保存を継続させて頂きます。

注文データは、お客様の注文内容を入力したもので、基本的には継続保存
致します。当社はペットフード取扱の性質上、お客様からの相談が非常に多
く、過去の注文履歴からのご提案が不可欠となっております。

メールと違い、こちらは基本的に継続保存となっておりますが、その為の対
策としまして、保存先はWEBおよびLANから遮断されている、スタンドアロン
の環境にて保存している、という事が挙げられます。

また、インターネット経由以外のご注文(例:電話、FAXの注文等)でも、顧客管
理システムに登録の上、管理させて頂いております。受注時の手書きメモ(上
記オーダーシートに代わるもの)等はシュレッダーにて処理致しますが、注文
履歴等はこのシステムにより保存されます。


5.　ショッピングバックシステムについて
ネット上での買い物かごシステムにつきましては、ASPインターネット（株）社
の提供する「Shop Maker」を利用しております。このシステムはクッキーを使
用しないシステムですので、システム上はお客様のPC上から外部にデータ
が漏洩する事はございません。但し、当社利用システムに限らず、お客様が
スパイウェア対策をしていない場合、キーボート操作等を読み取られるという
ケースは考えられますので、お客様の責によりネット接続を行って下さい。
Shop Makerにつきましては、当社ID、パスワードにより厳重管理されており
ます。また、当社の必要なデータのやり取りにはSSL技術が利用されており
ます。


6.　クレジットカード決済について

クレジットカード決済について当社が採用している方法は、お客様に直接、
クレジットカード決済センターにアクセスして頂き、決済を完了して頂く、という
方法です。この通信はSSL技術により保護されています。
当店より専用URLの返信を待って頂く、という部分ではお手数をお掛け致しま
すが、現在最も安全な方法と思われます。大手ショッピングモールなどはクレ
ジットカード登録の方法を採用しておりますが、過去に大規模な流出事件が
あった事で露呈した通り、企業でのクレジットカード番号保管というのは完璧
ではありません。
当店では、お客様のクレジットカード番号をお預かりする事はございません。


7.　発送後の帳票保管について

宅配便で発送を完了した後、発送についての履歴を保管致します。荷物の不
着等のお問い合せに対して、伝票保管等は不可避です。こちらも、一定期間
保存致します。基本的には、印刷帳票ですので、一定期間が経過し、保存必
須期間が経過したと判断した時点で、シュレッターにて処理致します。
また、一部宅配会社では伝票発行システムが導入されており、印刷帳票で
なく電子データにて保管される場合があります。この場合は、一定期間当社
サーバ内にて保管し、保存必須期間が経過したと判断した時点でサーバよ
り削除されます。


8.　会計に関するデータについて

当社は法人ですので、印刷帳票を保管しない場合、取引に関する明細等を
電子データとして5年間保存する事が義務付けられています。これには、取引
先としての個人情報が含まれる場合があります。データはスタンドアロン環境
にて、厳重に管理されております。法的な保存期間が経過した場合、順序
削除を行っております。


以上は、当店オフィシャルホームページ上の業務の流れです。
ショッピングモールの当店支店での流れ、またデータの管理方法はショッピング
モールのシステムに準じますので、上記内容が該当しない箇所がございます。
お客様にお願い

インターネットでの通販は便利です。しかしながら、近年ではウィルスやスパ
イウェア、悪質な迷惑メールなどが流行しています。また、個人情報を悪用
した振り込め詐欺なども、インターネットと無縁ではありません。
個人情報に関する法律が施行されてからも、この傾向は変わりません。

悪いのは勿論、犯人です。
しかし、犯人を責めるだけでは、被害の回避は不可能です。例えば、車道を
横切った時に車にはねられたとします。悪いのはドライバーですが、痛いのは
自分です。遠回りしてでも信号のある横断歩道まで歩く、という、安全対策だ
って取れたはずです。被害に遭わない努力、というのも必要だと思います。

インターネットでの通販を利用する場合、個人情報の提供は不可避です。こ
の情報が万が一漏れて誰かに悪用された場合、悪いのは悪用した犯人で
すが、漏洩元になった企業にも責任があります。しかし、この両者を責めた
ところで、痛い思いをするのは被害者です。
電話番号の取扱については、振込め詐欺などでクローズアップされる問題で
すが、宅配便を利用する以上、荷物の表面に個人情報を貼り付けて全国を
移動しているわけです。宅配会社に関わる何人の目に触れるか分からず、
関係者に悪用された場合、お手上げです。また、サーバ管理会社からサー
バ自体を盗まれた場合(物理的に可能かどうかはともかくですが)、もうお手
上げです。。

では、どうしろと？という話ですが、、、。
100%安全な方法は、インターネット通販を利用しない事です。(極論ですね、、)
こんな事は通販業務を行う会社が言う事ではないかと思いますが、しかし、
事実です。

それでも通販の利便性を求める場合、最低限は通販やインターネットの特性
を理解した上で、利用しなくてはならないと思います。電子メールはハガキ程
度の確実性・安全性しかありません。ある日誰かに覗かれるかも知れません
し、確実に届いているとは限りません。「電話番号は絶対に教えたくない」と
いう方がいたとしても、それでは発送の手配が出来ません。
また、注文先の企業についても、良く理解した上で利用すべきです。システム
やプライバシーポリシーは、会社によってまちまちです。大手ショッピングモー
ルの方が安心だと思う方もいらっしゃるかと思いますが、連日報道されたよう
な個人情報の流失等、大手だからこその事故もあります。

選択は、お客様の自由です。
選択した以上、責任はゼロでは無いと思います。利便性の裏にはある程度の
リスクがあります。残念ながら、それをゼロに出来る企業はありません。この
ような言い方は非常に誤解を招きやすいかと思いますが、、、。
今後、整備が行われ、どんどん環境は改善されると思いますが、流通業界の
課題は山積みです。その中でメリット・デメリットを計りながら、我々はインター
ネット通販に関わっていかなくてはなりません。

当社では考えられる限り、お客様に安全なお買い物をして頂きたいと考えてお
りますし、余地があれば日々改善してゆきたいと考えております。ご意見等は
ご遠慮なくお申し付け頂き、皆様と共により良いショッピングサイトを構築して
ゆきたいと思います。何卒、よろしくお願い致します。

ご質問やご意見がありましたら、support@rabbit-house.com まで、
お問い合わせください。